Anleitung: Vertriebsgemeinkosten Berechnen & Optimieren
Wussten Sie, dass Vertriebsgemeinkosten einen erheblichen Einfluss auf die Rentabilität Ihres Unternehmens haben können? Als erfahrener Wirtschaftsprüfer und Unternehmensberater weiß ich, dass diese oft schwer direkt einem Produkt zuzuordnenden Kosten, die in Bereichen wie Marketing, Verkauf und Logistik entstehen, entscheidend sind, um die Selbstkosten eines Produkts korrekt zu ermitteln.
In diesem Leitfaden zeige ich Ihnen, wie Sie Vertriebsgemeinkosten systematisch erfassen und berechnen können. Wir werden auch Strategien zur Optimierung dieser Kosten diskutieren, um die Effizienz Ihres Vertriebs zu steigern und Ihre Gewinnmargen zu maximieren.
Als Entscheidungsträger in Ihrem Unternehmen sind Sie hier genau richtig, um fundierte betriebswirtschaftliche Entscheidungen zu treffen und Ihr Geschäft auf das nächste Level zu bringen.
Was sind Vertriebsgemeinkosten?
Vertriebsgemeinkosten sind jene Ausgaben, die im Rahmen der Vertriebsarbeit anfallen, jedoch nicht direkt einem spezifischen Produkt zugeordnet werden können. Diese Kosten umfassen eine Vielzahl von Bereichen, darunter Marketing, Verkauf, Kundenbetreuung und Logistik. Sie entstehen sowohl in der Marketingabteilung als auch in der Verkaufsleitung, im Innendienst, Außendienst, Onlineshop, Onlinemarketing, Lager, Versand und Distribution.
Laut § 255 Abs. 2 HGB dürfen Vertriebsgemeinkosten nicht zu den Herstellungskosten gezählt werden. Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die gesonderte Ausweisung der Vertriebsgemeinkosten in der Gewinn- und Verlustrechnung, wenn das Umsatzkostenverfahren angewendet wird. Eine präzise Ermittlung dieser Kosten ist entscheidend, um die Selbstkosten eines Produkts korrekt zu berechnen und somit eine fundierte Preisgestaltung vornehmen zu können.
Beispiele für Vertriebsgemeinkosten
Zu den Vertriebsgemeinkosten zählen unter anderem Werbekosten, Büromiete und Logistikkosten. Auch Personalausgaben, wie Gehälter und Löhne der Vertriebsmitarbeiter, und Reisekosten fallen darunter. Weitere Beispiele sind Kosten für Verkaufsförderung, Vertriebsmaterialien und -ausrüstung sowie Verwaltungskosten im Vertriebsbereich.
Die größten Posten bei den Vertriebsgemeinkosten sind in der Regel die Personalkosten. Diese Kosten können regelmäßig wiederkehrend sein und lassen sich daher zuverlässig kalkulieren, etwa Personalkosten und Büromieten. Ein Teil der Vertriebsgemeinkosten ist jedoch unregelmäßig und lässt sich nur als Schätzwert voraussagen. Dazu gehören Kosten für einmalige Akquise-, Management- und Controllingprojekte oder Vertriebsförderungsmaßnahmen.
Vertriebsgemeinkosten berechnen erfordert also eine sorgfältige Erfassung und Analyse aller relevanten Kostenarten, um eine genaue und faire Verteilung auf die einzelnen Produkte und Dienstleistungen zu gewährleisten.
Methoden zur Berechnung von Vertriebsgemeinkosten
Die Berechnung der Vertriebsgemeinkosten ist ein essenzieller Schritt, um die Effizienz und Rentabilität deines Unternehmens zu bewerten. In den folgenden Abschnitten werden verschiedene Methoden und Werkzeuge vorgestellt, die dir dabei helfen, diese Kosten präzise zu erfassen und zu verteilen.
Erfassung aller relevanten Kostenarten
Um Vertriebsgemeinkosten berechnen zu können, ist die Erfassung aller relevanten Kostenarten unerlässlich. Diese Kosten umfassen diverse Bereiche des Vertriebs:
- Marketing
- Verkaufsleitung
- Innendienst
- Außendienst
- Onlineshop
- Onlinemarketing
- Lager
- Versand und Distribution
Jede dieser Kostenstellen trägt zur Gesamtsumme der Vertriebsgemeinkosten bei. Eine sorgfältige Erfassung und Aufteilung dieser Kostenstellen ermöglicht eine klare Übersicht und hilft, die Effizienz des Vertriebs zu bewerten. Durch eine genaue Überwachung lassen sich zudem Optimierungspotenziale identifizieren, die zu Kosteneinsparungen und einer verbesserten Ressourcennutzung führen können.
Verwendung eines Betriebsabrechnungsbogens (BAB)
Ein bewährtes Werkzeug zur präzisen Zuordnung der Vertriebsgemeinkosten ist der Betriebsabrechnungsbogen (BAB). Dieser wird in der Praxis häufig genutzt, um die Gemeinkosten den jeweiligen Kostenstellen zuzuordnen.
Der BAB bietet eine strukturierte Methode, um die Vertriebsgemeinkosten verursachungsgerecht auf die verschiedenen Produkte und Dienstleistungen zu verteilen. Durch diese detaillierte Zuordnung können Unternehmen die tatsächlichen Kostenverursacher identifizieren und entsprechend Maßnahmen zur Kostenkontrolle und -optimierung ergreifen.
Verteilungsschlüssel und deren Anwendung
Ein zentraler Schritt zur Berechnung der Vertriebsgemeinkosten ist die Anwendung eines geeigneten Verteilungsschlüssels. Dieser Schlüssel basiert häufig auf Faktoren wie Umsatz, Produktionsmenge oder Arbeitsstunden.
Ein gängiger Ansatz ist die Anwendung eines Prozentsatzes auf den Umsatz oder die Produktionskosten, um die Vertriebsgemeinkosten möglichst genau zu berechnen. Die Wahl der richtigen Bezugsbasis ist dabei entscheidend, um eine realistische und faire Verteilung der Kosten zu gewährleisten.
Bei der Kalkulation von Kuppelprodukten können verschiedene Verteilungsschlüssel angewendet werden, wie beispielsweise Erlöse oder Mengen, um die Vertriebsgemeinkosten sachgerecht auf die einzelnen Produkte zu verteilen.
Schritte zur Berechnung der Vertriebsgemeinkosten
Um die Vertriebsgemeinkosten berechnen zu können, sind mehrere Schritte notwendig. Diese umfassen die Ermittlung der gesamten Vertriebsgemeinkosten, die Bestimmung eines geeigneten Verteilungsschlüssels und die Anwendung dieses Schlüssels auf die einzelnen Produkte oder Dienstleistungen.
Ermittlung der gesamten Vertriebsgemeinkosten
Zunächst müssen alle relevanten Kostenarten erfasst werden. Dazu zählen Kosten für Marketing, Verkauf, Kundenbetreuung, Logistik und weitere vertriebsbezogene Ausgaben.
Ein Beispiel: Wenn die gesamten Vertriebsgemeinkosten eines Unternehmens 100.000 Euro betragen und der Umsatz 1.000.000 Euro beträgt, ergibt sich ein Verteilungsschlüssel von 10% (100.000 Euro / 1.000.000 Euro). Diese Prozentzahl gibt an, wie viel Prozent des Umsatzes für Vertriebsgemeinkosten aufgewendet werden.
Bestimmung des Verteilungsschlüssels
Die Bestimmung des Verteilungsschlüssels ist ein entscheidender Schritt, um die Vertriebsgemeinkosten korrekt zu verteilen. Der Verteilungsschlüssel kann auf verschiedenen Bezugsgrößen basieren, wie beispielsweise dem Umsatz, der Produktionsmenge oder den Arbeitsstunden.
Je nach Branche und Unternehmensstruktur kann die Wahl des Verteilungsschlüssels variieren. Es ist wichtig, einen Schlüssel zu wählen, der die tatsächlichen Kostenverursachungen möglichst genau widerspiegelt, um eine faire und präzise Zuordnung der Vertriebsgemeinkosten zu gewährleisten.
Anwendung des Verteilungsschlüssels auf Produkte oder Dienstleistungen
Nach der Bestimmung des Verteilungsschlüssels erfolgt die Anwendung auf die einzelnen Produkte oder Dienstleistungen. Dies geschieht durch Multiplikation des Verteilungsschlüssels mit dem Umsatz oder den Produktionskosten des jeweiligen Produkts oder der Dienstleistung.
Beispielsweise würden bei einem Verteilungsschlüssel von 10% und einem Umsatz von 50.000 Euro die Vertriebsgemeinkosten für dieses Produkt 5.000 Euro betragen (10% von 50.000 Euro). Auf diese Weise lassen sich die Vertriebsgemeinkosten detailliert und nachvollziehbar auf die verschiedenen Produkte oder Dienstleistungen verteilen.
Beispiele und Berechnungsformeln
Die Berechnung der Vertriebsgemeinkosten ist ein essenzieller Prozess, um die Kostenstruktur eines Unternehmens präzise zu erfassen und zu steuern. In den folgenden Abschnitten werden wir die Berechnung des Vertriebsgemeinkostenzuschlagssatzes und eine Beispielrechnung zur Veranschaulichung detailliert erläutern.
Berechnung des Vertriebsgemeinkostenzuschlagssatzes
Die Berechnung des Vertriebsgemeinkostenzuschlagssatzes ist ein wichtiger Schritt, um die Vertriebsgemeinkosten präzise zu bestimmen. Dieser Zuschlagssatz wird durch das Verhältnis der Vertriebsgemeinkosten zu den Herstellkosten des Umsatzes ermittelt. Die Formel für die Berechnung lautet wie folgt:
Vertriebsgemeinkostenzuschlagssatz = (Vertriebsgemeinkosten x 100 %) : Herstellkosten des Umsatzes
Nehmen wir an, die Vertriebsgemeinkosten eines Unternehmens betragen 11% der Herstellkosten. Das bedeutet, dass 11% der Herstellkosten eines Produkts als Vertriebsgemeinkosten zugeschlagen werden. Diese Methode ermöglicht eine genaue Verteilung der Vertriebsgemeinkosten auf die einzelnen Produkte und Dienstleistungen, was zu einer besseren Kostenkontrolle und -transparenz führt.
Beispielrechnung zur Veranschaulichung
Um die Anwendung der Formel zu verdeutlichen, betrachten wir folgendes Beispiel:
Angenommen, die gesamten Vertriebsgemeinkosten eines Unternehmens betragen 100.000 Euro, während der Umsatz 1.000.000 Euro beträgt. In diesem Fall könnte ein Verteilungsschlüssel von 10% verwendet werden, welcher sich aus der Division der Vertriebsgemeinkosten durch den Umsatz ergibt (100.000 Euro / 1.000.000 Euro).
Nun betrachten wir die Vertriebsgemeinkosten pro Produkt oder Dienstleistung. Diese werden durch die Multiplikation des Verteilungsschlüssels mit dem Umsatz oder den Produktionskosten des jeweiligen Produkts oder der Dienstleistung berechnet. Wenn ein Produkt beispielsweise Produktionskosten von 50.000 Euro hat, dann betragen die Vertriebsgemeinkosten für dieses Produkt 5.000 Euro (10% von 50.000 Euro).
Diese Methodik hilft Unternehmen, die Vertriebsgemeinkosten genau zu berechnen und auf die Produkte zu verteilen, was zu einer präzisen Kalkulation der Selbstkosten führt. Die genaue Ermittlung der Vertriebsgemeinkosten ist unerlässlich für eine fundierte Preisgestaltung und eine effiziente Vertriebssteuerung.
Tools und Systeme zur Unterstützung der Berechnung
Um die Vertriebsgemeinkosten präzise zu berechnen, sind verschiedene Tools und Systeme unerlässlich. Diese helfen nicht nur bei der Erfassung und Analyse der Kosten, sondern auch bei der Optimierung der gesamten Vertriebsprozesse.
Implementierung eines CRM-Systems
Die Implementierung eines CRM-Systems ist ein effektiver Weg, um Vertriebsgemeinkosten effizient zu tracken und zu analysieren. Ein CRM-System bietet die Möglichkeit, alle relevanten Vertriebsdaten zentral zu erfassen und zu organisieren. Dazu gehören auch die Vertriebsgemeinkosten, die in verschiedenen Bereichen wie Marketing, Verkauf und Kundenbetreuung anfallen.
Durch die zentrale Erfassung können Unternehmen einen umfassenden Überblick über ihre Vertriebsaktivitäten und die damit verbundenen Kosten erhalten. Dies ermöglicht eine präzisere Zuordnung der Kosten und hilft dabei, Optimierungspotenziale zu identifizieren und die Effizienz des Vertriebs zu steigern.
Ein gut implementiertes CRM-System kann somit wesentlich dazu beitragen, die Vertriebsgemeinkosten besser zu kontrollieren und zu berechnen.
Integration mit Buchhaltungssoftware
Die Integration eines CRM-Systems in andere Unternehmenssysteme, insbesondere in die Buchhaltungssoftware, ist ein weiterer Schritt zur effektiven Verwaltung der Vertriebsgemeinkosten. Diese Integration ermöglicht die automatische Erfassung und Aktualisierung der Vertriebsgemeinkosten in Echtzeit.
Dadurch können Unternehmen ihre Kostenstrukturen jederzeit überwachen und analysieren, was fundierte Entscheidungen zur Ressourcenallokation erleichtert. Die nahtlose Integration sorgt dafür, dass alle relevanten Daten synchronisiert werden und keine manuellen Eingaben erforderlich sind, was Fehler reduziert und die Effizienz erhöht.
Zudem wird die Rentabilität von Vertriebsaktivitäten maximiert, da die Analyse der Vertriebsgemeinkosten eine präzisere Planung und Budgetierung ermöglicht. Durch diese systematische Vorgehensweise können Unternehmen sicherstellen, dass ihre Vertriebsgemeinkosten stets transparent und gut nachvollziehbar sind.
FAQ
Wie werden Vertriebsgemeinkosten berechnet?
Vertriebsgemeinkosten berechnen sich, indem alle relevanten Kostenarten den jeweiligen Kostenstellen zugeordnet werden. Ein Verteilungsschlüssel, basierend auf Umsatz, Produktionsmenge oder Arbeitsstunden, verteilt die Vertriebsgemeinkosten auf einzelne Produkte oder Dienstleistungen.
Welche Tools können bei der Berechnung der Vertriebsgemeinkosten helfen?
CRM-Systeme erfassen und organisieren Vertriebsdaten zentral. Buchhaltungssoftware ermöglicht die automatische und Echtzeit-Aktualisierung der Vertriebsgemeinkosten. Ein Betriebsabrechnungsbogen (BAB) ordnet die Gemeinkosten den jeweiligen Kostenstellen zu.
Wie kann man Vertriebsgemeinkosten optimieren?
Regelmäßige Überprüfung und Analyse der Vertriebsgemeinkosten hilft, Effizienzsteigerungen und Kosteneinsparungen zu identifizieren. Die Implementierung eines CRM-Systems und dessen Integration mit Buchhaltungssoftware verbessert die Nachverfolgung und Aktualisierung der Kosten. Anpassung der Verteilungsschlüssel kann die tatsächlichen Kostenverursachungen besser widerspiegeln.
Ich bin Dr. Christoph Weber, Wirtschaftsprüfer und Unternehmensberater mit über 20 Jahren Erfahrung. Als Gründer von B4B Baden-Württemberg liegt mir die Unterstützung von Mittelständlern und Start-ups besonders am Herzen. Mein Ziel ist es, Unternehmen in Baden-Württemberg mit praxisnahen, innovativen Lösungen zu unterstützen, damit sie effizient wachsen und sich den Herausforderungen des Marktes stellen können. Ob es um Finanzstrategien oder operative Fragen geht – ich helfe euch, euer Geschäft auf das nächste Level zu bringen. Gemeinsam schaffen wir eine starke Zukunft für euer Unternehmen!
